El V Encuentro Internacional de Rectores Universia, organizado por el Banco Santander, es uno de los eventos educativos y académicos más destacados a nivel mundial. En este caso, desde Maravilla & Leal nos enfrentamos al desafío de planificar y ejecutar una estrategia de diseño y comunicación visual en un evento con gran repercusión y un alto número de asistentes, incluyendo líderes universitarios de diversas partes del mundo.
El reto consistía en poder crear un gran número de materiales en tiempo récord y en distintos formatos, desde programas de mano hasta paneles de señalética, en múltiples versiones, idiomas y escalas. Este gran volumen de materiales debía comunicar de forma clara y estética la identidad del evento y su relevancia para el mundo académico. Además, cada pieza debía estar diseñada para contribuir a una experiencia cohesionada y fluida para los asistentes, facilitando la navegación por los distintos espacios del evento.
Diseño centrado en la experiencia del usuario
Desde el inicio, nos centramos en aplicar una estrategia de diseño centrada en el usuario (o visitante, en este caso) para comprender las necesidades específicas de orientación y comunicación en un evento de esta magnitud. La planificación del proyecto incluyó entrevistas iniciales con el equipo de Acciona y visitas de campo al espacio de La Ciudad de las Artes y las Ciencias de Valencia. Esto permitió identificar los puntos clave de entrada, circulación y estancia, donde la señalética y los elementos visuales serían determinantes para crear una experiencia accesible y funcional.
Para mejorar la experiencia, cada pieza fue diseñada y ubicada estratégicamente para maximizar la visibilidad y comprensibilidad. Se definieron códigos de color, iconografía y estilos consistentes que guiaban a los asistentes de forma intuitiva por el espacio.
Desarrollo y ejecución del diseño visual
Un aspecto crucial fue la coherencia visual: todos los elementos de diseño debían reflejar la identidad del evento y transmitir la seriedad y profesionalidad asociadas con un encuentro de rectores de universidades a nivel mundial. La solución visual incluyó, entre otros:
- Diseño de Programas y Credenciales
Se desarrollaron programas impresos y digitales para guiar a los asistentes a través de las actividades, charlas y conferencias, asegurando que los horarios y localizaciones fueran claros y accesibles. Las credenciales personalizadas jugaron un papel importante, integrando códigos de color para facilitar el reconocimiento de categorías (como ponentes, participantes, prensa, entre otros). - Señalética corporativa y dirección del tráfico humano
Con el fin de facilitar la movilidad en el evento, se diseñaron más de 50 tipos de señalética, desde banners y tótems hasta paneles de gran formato y direccionales colgantes. Cada uno fue pensado para adaptarse al espacio físico, con mensajes simples y directos que aseguraban una rápida interpretación. La elección de materiales duraderos y sostenibles fue una prioridad, alineada con las políticas de sostenibilidad del cliente. - Ambientación de espacios y branding experiencial
La ambientación general fue desarrollada para sumergir a los asistentes en la identidad visual del evento. Se aplicaron los colores institucionales del cliente y se integraron frases clave y mensajes inspiradores en los puntos de mayor visibilidad, reforzando la misión y los valores de Universia. Este branding experiencial no solo captó la atención de los visitantes, sino que se convirtió en un marco perfecto para la toma de fotografías y la visibilidad en redes sociales.
“Recuerda: a la hora de desarrollar un evento, tan importante es tu cliente como el usuario final.”
Soluciones innovadoras en la producción
Desde Maravilla & Leal también implementamos una serie de soluciones innovadoras en la producción de materiales visuales. La variedad de formatos y los requisitos de durabilidad exigían una logística de producción avanzada. Cada pieza se diseñó en estrecha colaboración con proveedores locales, optimizando recursos y tiempos de entrega sin comprometer la calidad. Esta capacidad de trabajar de manera ágil y flexible fue crucial para cumplir con los tiempos ajustados y las exigencias específicas del cliente.
Entre las técnicas utilizadas, se aplicaron impresiones en materiales ecológicos y reciclables, alineándose con el compromiso de sostenibilidad del evento. Además, se implementaron tecnologías de impresión de alta calidad para asegurar que cada elemento mantuviera una apariencia impecable, independientemente del uso, la climatología o el paso del tiempo.
Resultados y evaluación del proyecto
El éxito del V Encuentro Internacional de Rectores Universia fue notable, gracias en gran parte a una experiencia visual cohesionada y orientada al usuario, que ayudó a mejorar la participación y satisfacción de los asistentes. La señalética bien posicionada y el diseño intuitivo de los materiales facilitaron la navegación y la interacción, evitando confusiones y manteniendo el flujo de personas en todo momento.
Algunas métricas de éxito del evento incluyeron:
- Retroalimentación positiva de los asistentes: Según encuestas posteriores al evento, los participantes elogiaron la claridad y accesibilidad de la señalización, así como la estética profesional y consistente.
- Reducción de tiempos de desplazamiento: La señalética y la planificación del espacio ayudaron a los asistentes a orientarse con facilidad, reduciendo el tiempo necesario para moverse entre distintas zonas.
- Incremento en la visibilidad en redes sociales: La ambientación visual y los elementos de branding incentivaron a los participantes a compartir fotografías y comentarios en redes sociales, incrementando la visibilidad del evento y fortaleciendo la imagen de Universia.
Conclusiones y aprendizajes clave
La colaboración entre Maravilla & Leal y el equipo de Acciona permitió demostrar el impacto de un diseño de eventos bien ejecutado, que no solo cumple con los requisitos visuales y de branding, sino que también aporta soluciones prácticas para mejorar la experiencia de los usuarios. Este proyecto subraya la importancia de:
- Un diseño enfocado en el usuario: Entender las necesidades y expectativas de los asistentes es esencial para crear una experiencia positiva y efectiva.
- Planificación logística: Trabajar de manera proactiva con proveedores y personal técnico fue clave para optimizar los tiempos y asegurar una producción de calidad.
- Coherencia visual y funcionalidad: La consistencia en el uso de colores, tipografías y estilos refuerza la identidad del evento y facilita la comprensión de la información.
La experiencia obtenida en el V Encuentro Internacional de Rectores Universia refuerza la misión que tenemos desde Maravilla & Leal de ofrecer soluciones integrales de diseño para eventos, asegurando que cada detalle cuente y contribuya a crear un impacto visual atractivo y duradero.
